Archives

Bagaimana Menambah Akun Baru di Yapos ERP?

Akunting sering membuat akun baru di sistem untuk mencatat transaksi keuangan yang belum tercakup dalam struktur akun sebelumnya. Hal ini memastikan laporan keuangan tetap akurat, sesuai kebutuhan bisnis, dan mencerminkan aktivitas operasional terkini. Secara umum, ada 7 kelompok akun dalam akuntansi yang diawali dengan digit angka sesuai kode kelompok Akun. Nama akun dan kode akun tersebut akan digunakan untuk mengelompokkan, mencatatat, melaporkan, dan mengontrol transaksi transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Yapos ERP sudah memiliki standar Chart of Account atau data akun perkiraan untuk operasional perekapan transaksi di sistem. Kamu dapat menambahkan beberapa akun sesuai dengan kebutuhan. Dari Yapos ERP, Ke Menu Akuntansi lalu Klik Tambah + Di tampilan form, klik Tipe Akun lalu cari lebih banyak Disini tinggal memilih jenis akun apa yang akan dibuat. Misalkan ingin membuat akun Kas khusus penampung rekening Bank ABC, Maka klik Kas & Bank Lalu Akun induk pilih Kode Akun yang tidak memiliki sub akun, cirinya kode digit tidak memiliki desimal, seperti 1101.01, 1101.02, dsb Lalu isi nama akun tsb, misal Rekening Bank ABC, setelah itu simpan. Maka akan muncul kode akun baru atas nama Akun Rekening Bank ABC Demikian informasi mengenai penambahan akun di Yapos. Bila ingin mencoba secara langsung, Anda dapat akses uji gratis sistem Yapos ERP dengan mengontak tim kami agar mendapatkan panduan lebih baik.

Bagaimana menambahkan penyimpanan barang dengan cabang/sub-penyimpanan di Yapos?

1. Pengguna dapat membuat penyimpanan yang bercabang dengan Yapos. Melalui fitur ini, pengguna dapat menyimpan data tempat penyimpanan barang dengan lebih terstruktur. Untuk mengakses menu penyimpanan di Yapos, pengguna dapat login dan membuka menu Persediaan di bagian atas tampilan. Kemudian pengguna dapat expand menu Gudang pada menu sebelah kiri, dan menekan sub-menu Penyimpanan agar tampilan Penyimpanan muncul. 2. Dalam contoh ini, kita akan membuat membuat sebuah gudang yang memiliki 2 cabang. Dari 2 gudang cabang, salah satu memiliki 2 cabang lagi. Tekan tombol Tambah untuk membuka form pembuatan gudang. 3. Form diisi dengan data gudang pertama yang memiliki cabang. Oleh karena gudang ini adalah gudang pertama, maka data Parent Location dikosongkan. Pada contoh, gudang pertama diberi nama “Gudang Distribusi”. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan gudang pertama. 4. Selanjutnya, buka form pembuatan gudang lagi. Kali ini akan dibuat gudang yang menjadi cabang Gudang Distribusi yang sudah dibuat. Karena merupakan cabang, isian Parent Location gudang baru diisi dengan gudang yang memiliki cabang gudang baru tersebut. Gudang cabang diberi nama “Gudang Distribusi A”. 5. Dengan cara yang sama, cabang kedua pada Gudang Distribusi dapat dibuat. Cabang berikut diberi nama “Gudang Distribusi B”. 6. Berikutnya, sebuah gudang cabang dari Gudang Distribusi B akan dibuat. Tekan tombol Tambah pada tampilan Penyimpanan untuk membuka form pembuatan gudang. Karena gudang cabang berikut merupakan cabang dari Gudang Distribusi B, maka parent location diisi gudang tersebut. 7. Dengan cara yang sama, cabang kedua dari Gudang Distribusi B dapat dibuat. 8. Saat ini, telah dibuat gudang pertama yang memiliki dua cabang. Kemudian salah satu cabang gudang pertama juga memiliki dua cabang. Perlu dicatat bahwa gudang yang menjadi parent location tidak bisa digunakan untuk menyimpan barang.

Bagaimana Melakukan Transaksi di POS pada Yapos?

Sebagai program penunjang bisnis, Yapos memiliki sistem Point-of-Sale (POS) yang dapat digunakan. Sistem POS dapat memuat seluruh barang yang dijual beserta detail kuantitas, satuan, harga jual, lokasi penyimpanan, dan sebagainya. Berikut ini adalah cara melakukan transaksi pada sistem POS pada Yapos. 1. Pertama buka menu Penjualan pada bagian atas tampilan Yapos. Tampilan pertama yang muncul setelah menekan menu Penjualan adalah tampilan POS. Pada tampilan POS berikut terdapat daftar outlet POS yang pernah dibuat. Di contoh ini, kita akan menggunakan outlet “Demo Yapos Indonesia” yang sudah dibuat. Tekan tombol Tandai sebagai Default untuk masuk ke outlet tersebut. 2. Kemudian akan muncul tampilan masuk ke outlet. Pada tampilan, terdapat isian saldo awal yang berfungsi menyimpan nilai saldo awal pada sesi POS yang akan dibuka. Di bawah isian, terdapat tombol Check In untuk membuka sesi POS dengan saldo awal yang telah diketik. Pada bagian bawah tombol, terdapat daftar laporan sesi POS sebelumnya yang memiliki rincian tanggal check in, tanggal check out, nama pengguna, dan saldo akhir sesi. Karena sesi terakhir memiliki saldo akhir sebesar Rp 385.000, maka sesi berikutnya dibuka dengan nilai yang sama sebagai saldo awal. 3. Setelah membuka sesi baru dengan menekan tombol Check In, maka akan muncul tampilan POS. Pada tampilan POS, terdapat daftar barang yang dijual pada bagian tengah layar. Daftar barang dikelompokkan berdasarkan kategori. Pengguna dapat menampilkan barang dari kategori tertentu atau semua kategori. Data barang ditampilkan dalam tabel dengan kolom nama barang, harga jual, jumlah stok, dan satuan. Pada bagian kanan layar, terdapat rincian pesanan. Rincian pesanan akan menampilkan daftar barang yang akan dipesan pelanggan. Rincian pesanan juga menampilkan data subtotal, jumlah diskon, jumlah pajak, serta total transaksi. 4. Untuk mengisi rincian pesanan, maka pengguna dapat menekan salah satu barang pada daftar barang. Setelah menekan barang, maka barang tersebut masuk dalam rincian pesanan saat ini. Pada contoh, barang “Bakwan Jagung” ditekan dan masuk rincian pesanan. Barang dapat ditekan beberapa kali untuk menambahkan kuantitas barang di rincian pesanan. 5. Barang yang masuk di rincian pesanan dapat ditekan untuk menampilkan pengaturan detail pesanan. Pada tampilan ini, barang yang dipesan dapat diatur kuantitas, harga jual per barang, diskon per barang, catatan, serta lokasi produk. Jika detail pesanan sudah selesai diatur, pengguna dapat menekan tombol Simpan & Tutup pada bagian bawah pengaturan. Jika pengguna ingin menghapus barang dari rincian pesanan, maka pengguna dapat menekan tombol sampah pada bagian kiri bawah pengaturan. Pada contoh, diberikan diskon 5% pada barang “Bakwan Jagung” pada rincian pesanan. 6. Setelah melakukan pengaturan detail pesanan, detail rincian transaksi juga ikut berubah. Data diskon diberikan pada barang. Untuk menyelesaikan transaksi, pengguna dapat menekan tombol Bayar yang menampilkan total transaksi tersebut. Tombol Bayar terdapat pada bagian bawah rincian pesanan. 7. Setelah menekan tombol Bayar, muncul tampilan pembayaran yang menampilkan daftar metode pembayaran yang tersedia, yaitu tunai, bank, voucher, dan lainnya. Tampilan ini juga menunjukkan nominal tagihan pesanan yang harus dibayar. Sebagai contoh, metode pembayaran tunai dipilih untuk transaksi ini. Terdapat opsi untuk mengisi nominal tunai, atau memilih jumlah uang yang disarankan. Pada contoh, dipilih nominal Rp 20.000 yang terdapat pada daftar jumlah uang yang disarankan. 8. Setelah pembayaran selesai, maka ditampilkan modal untuk mencetak struk transaksi. Terdapat beberapa ukuran kertas struk belanja yang bisa dipilih. Jika sudah memilih, pengguna dapat menekan tombol Cetak untuk mencetak struk. Setelah tombol Cetak ditekan, akan muncul preview struk yang memiliki tombol print dan save. 9. Setelah mencetak struk, pengguna dapat menekan tombol back untuk menutup preview struk belanja. Terdapat modal yang menampilkan pesan bahwa transaksi berhasil. Pada modal, tedapat detail pembayaran transaksi. Terdapat tombol Cetak Nota untuk mencetak struk lagi. Untuk kembali ke POS, pengguna dapat menekan tombol Transaksi Baru pada bagian bawah. 10. Untuk menutup sesi, pengguna dapat menekan tombol jam pada bagian atas rincian pesanan. Setelah pengguna menekan tombol tersebut, akan muncul tampilan riwayat penjualan. Pengguna dapat melihat daftar transaksi yang dilakukan sebelumnya. Untuk menutup sesi, tekan tombol warna biru dengan gambar keluar pada bagian kanan atas tampilan tersebut. 11. Setelah menekan tombol keluar, ditampilkan laporan detail sesi. Terdapat data total transaksi, total retur, total uang muka, dan total transaksi lain. Selain itu, terdapat data tanggal check in dan check out, nama pengguna, saldo awal, kas masuk, kas keluar, serta saldo akhir. Untuk keluar, pengguna perlu mengisi ulang total uang kas saat ini. Kemudian pengguna dapat menekan tombol Tutup Sesi untuk menutup sesi POS. 12. Setelah menekan tombol Tutup Sesi, muncul pesan sesi berakhir. Tekan tombol Yes untuk kembali ke menu outlet POS. 13. Sesi POS berakhir dan pengguna kembali ke detail outlet POS.

Bagaimana menambah masa kadaluarsa produk di Yapos?

Ketika Anda hendak menambahkan informasi masa berlaku suatu produk, maka produk tersebut memiliki kode seri yang dikeluarkan oleh perusahaannya. Di Yapos, kita dapat menambahkan keterangan tersebut menggunakan fitur BATCH. Kita membuat master barang tersebut, di Menu Persediaan > Barang > Barang > Tambah Baru.Lalu pada field Serial Number Type pilih Batch. Lalu, isi Harga beserta Satuannya, lalu Simpan. Pada Menu ini kita perlu membuat data master barang tersebut beserta tipe serial number. Untuk menambahkan data masa kadaluarsa beserta kode seri, kita ke langkah selanjutnya Untuk menambahkan kuantitas barang BATCH tersebut, kita ke Menu Pembelian > Penerimaan Barang > Buat Baru. Lalu isi data penerimaan barang tersebut, lalu klik Tambah Detail Receipt. Ketika menambahkan item barang yang sudah kita konfigurasikan sebelumnya berupa tipe Batch, maka jendela barang akan otomatis berubah, klik Tambah Serial Number Pada contoh kali ini, kita menambahkan data baru produk dengan nomor seri berbeda. Klik Buat Baru. Maka akan muncul jendela baru untuk mengisi data nomor seri Batch beserta masa berlakunya. Isikan data sesuai barang yang diterima. Bila sudah selesai, klik Simpan. Setelah itu isi jumlah kuantitas yang diterima, dan penyimpanan untuk penempatan lokasi barang. *Note: Bila gudang penyimpanan hanya satu, maka bisa dibiarkan ke Utama. Bila ada lebih dari satu gudang penyimpanan, maka tim yang bertanggung jawab perlu memastikan pemetaan untuk lokasi penyimpanan baik secara sistem maupun secara fisik. Setelah itu klik Simpan. Setelah selesai, klik Simpan Lalu Proses. Klik Proses bila Anda hanya ingin membuat penerimaan atas suatu barang dan tidak menerbitkan faktur pembelian. Klik Proses Penerimaan dan Proses Faktur Pembelian bila Anda ingin membuat penerimaan atas barang serta penerbitan fakturnya untuk ditagihkan ke Pemasok. Untuk melihat pergerakan penerimaan barang Batch tersebut, bisa ke Menu Lainnya > Laporan > Persediaan > Saldo Per Batch. Demikian informasi mengenai penambahan keterangan masa kadaluarsa untuk produk. Bila ingin mencoba secara langsung, Anda dapat akses uji gratis sistem Yapos dengan mengontak tim kami agar mendapatkan panduan lebih baik.

Bagaimana cara menambahkan beberapa harga jual (multi price) ke sebuah barang/produk?

Sebuah barang yang dijual dapat memiliki beberapa harga jual di YAPOS. Harga jual dapat berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini adalah panduan untuk membuat daftar harga jual dan memberikan harga jual ke sebuah barang. 1. Pertama siapkan barang yang ingin diberikan harga jual. Pada panduan ini akan digunakan produk Bakwan Jagung yang sudah dibuat sebelumnya. Produk Bakwan Jagung belum memiliki harga jual. 2. Selanjutnya buka menu Penjualan. Kemudian buka sub-menu Daftar Harga pada bagian kiri tampilan. Pada halaman akan ditampilkan semua daftar harga jual yang pernah dibuat sebelumnya. Tekan tombol Tambah untuk membuka form pembuatan daftar harga baru. 3. Dalam halaman form Daftar Harga, dapat diisi data nama daftar harga dan kode daftar harga sesuai kebutuhan. Masing-masing daftar harga memiliki versi dengan data masa berlaku daftar harga tersebut. Daftar harga harus memiliki 1 versi yang sedang berlaku untuk digunakan pada product. 4. Jika sudah mengisi data Daftar Harga, tekan tombol Simpan untuk menyimpan Daftar Harga tersebut. 5. Selanjutnya adalah menambahkan daftar harga pada sebuah barang. Di sini akan digunakan barang Bakwan Jagung yang belum memiliki harga jual. Tekan tombol Tambah untuk membuka form pembuatan harga jual. 6. Pada tampilan formulir harga jual, dapat diisi data Product yang akan diberi harga jual, Daftar Harga yang menjadi kelompok harga jual, dan nilai harga jual produk. Jika barang bersifat stockable, maka akan muncul isian tambahan untuk satuan. Beberapa aturan harga juga dapat ditambahkan pada tab bagian bawah. 7. Oleh karena produk Bakwan Jagung belum memiliki harga jual UMUM, maka daftar harga pertama yang kita pilih adalah UMUM. Kemudian isi nominal harga jual produk. Setelah semua data harga jual diisi, tekan tombol Simpan untuk menyimpan harga jual. 8. Tekan tombol +Buat untuk membuka form pembuatan harga jual baru. Kemudian isi data produk dengan produk yang sama, yaitu Bakwan Jagung. Namun kali ini digunakan daftar harga berbeda, yaitu daftar harga SPECIALOCT. 9. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data harga jual kedua untuk produk Bakwan Jagung. 10. Jika kembali ke halaman daftar harga jual dan mencari produk Bakwan Jagung, maka akan muncul 2 data harga jual yang sudah dibuat.

Bagaimana Menambahkan Biaya Lain di Faktur Penjualan?

Ketika membuat faktur penjualan, tentu beberapa perusahaan menerapkan kebijakan berbeda-beda. Misalkan Biaya Service Charge yang ditagihkan ke pelanggan. Dimana, biaya ini di luar biaya penjualan. Cara menambahkan biaya lain tersebut adalah sebagai berikut. Membuat Faktur Penjualan Di menu Penjualan > Faktur Penjualan, lalu klik Tambah + Lalu kita masukkan rincian produk pada faktur Menambahkan Biaya Lain Ketika selesai menambahkan rincian produk pada faktur, klik Tab Menu Penambah Total Di awal kita akan menambahkan biaya lain, misalkan biaya service charge, di mana ini merupakan biaya di luar penjualan, maka masuk kategori Pendapatan Lainnya. Maka, kita perlu atur tautan akunnya. Klik Tambah Expense Line Secara default, ketika kita klik kolom akun, sistem akan menampilkan akun rekomendasi. Bila daftar rekomendasi ini belum sesuai, kita bisa klik Cari Lebih Banyak. Di sistem Yapos, akun untuk tipe pendapatan lainnya telah tersedia. Secara default, kami merekomendasikan untuk akun 7101.99 – Pendapatan Lainnya. Namun, bila memang ingin dibuatkan akun tersendiri untuk menampung nominal khusus dari Biaya Service Charge, kita bisa klik Buat Baru saat berada di Tab Menu Penambah lainnya. Setelah itu, akan muncul form pembuatan akun. Lalu, kita isi kolom Nama Biaya yang akan muncul di faktur, dan isi nominal jumlah biayanya, kemudian klik Simpan dan Proses. Ketika mencetak dokumen faktur tersebut, maka akan ada penambahan informasi mengenai biaya service charge tersebut, dan ditampilkan pada jumlah tagihannya. Semoga bisa membantu. Terima kasih!

Bagaimana menambahkan stok awal untuk barang baru di Yapos?

1. Pertama pilih menu Persediaan, kemudian pilih sub-menu Barang yang terdapat di sisi kiri tampilan. Tekan tombol Tambah untuk menambahkan barang baru. 2. Isi data untuk barang yang akan ditambahkan. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data barang. 3. Setelah barang tersimpan, maka akan muncul tab baru dengan nama Saldo Awal pada bagian bawah halaman penambahan barang. Tekan tombol Ubah untuk melakukan manajemen saldo awal. 4. Tekan tombol Tambah Saldo Awal untuk membuka form pengisian data saldo awal. Form akan menampilkan sejumlah input data saldo awal, yaitu tanggal, lokasi penyimpanan, satuan barang, kuantitas, dan biaya per barang. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data saldo awal yang sudah dimasukkan. 5. Jika data sudah ditambahkan, maka pengguna dapat menekan tombol Simpan pada tampilan barang untuk menyimpan data saldo awal barang. 6. Data barang berhasil disimpan. 7. Pada tab Informasi Lainnya terdapat tabel yang menampilkan stok barang berdasarkan penyimpanan. Nampak bahwa barang yang baru ditambahkan memiliki stok sebanyak 10 dengan satuan PCS di penyimpanan Utama.

POS: Menghitung Insentif Penjual secara otomatis

Setiap transaksi penjualan yang terjadi di POS, pasti akan memiliki data Penjual, yang melekat di transaksi tersebut. Pada umumnya, Penjual mendapatkan insentif khusus untuk setiap penjualan yang terjadi; biasanya ini disebut sebagai sistem Komisi. Yapos bisa digunakan untuk menghitung nilai insentif Penjual secara manual, dengan memanfaatkan Laporan Transaksi Penjualan, yang bisa ditampilkan berdasarkan periode dan Penjual tertentu. Namun jika ingin memanfaatkan fitur bawaan Yapos, insentif ini bisa dihitungkan secara otomatis melalui menu-menu berikut. Tentukan Aturan Insentif Di menu Penjualan > Harga Jual > Harga, Anda bisa membuat aturan komisi dengan memanfaatkan tab Aturan Diskon Default. Dengan menyebutkan Kuantitas Terendah, silakan masukkan Incentive %, atau Nilai Insentif. Jika Anda ingin nilai insentif berdasarkan persentase omzet, silakan gunakan Incentive %. Namun jika insentif adalah berdasarkan nilai absolut tertentu berdasarkan kuantitas penjualan, silakan gunakan Nilai Insentif (nilai insentif dihitung per kuantitas terjual). Jual Melalui POS Hanya itu saja yang perlu diatur. Nanti saat penjualan terjadi via POS, insentif akan otomatis dihitungkan, dan bisa dilihat di beberapa laporan berikut ini: Pencairan Insentif Agar pencatatan insentif lebih rapi lagi, pencairan insentif bisa juga tutur dicatat di Yapos. Dengan demikian, tiap Penjual bisa melihat secara real-time pergerakan insentifnya. Pencairan dapat dicatat melalui menu Penjualan > Penjualan > Pencairan Insentif. tip: jangan lupa tekan Proses, agar pencairan insentif tercatat di dalam Jurnal Umum.

Bagaimana melakukan pembayaran Yapos

Untuk berlangganan atau memperpanjang masa berlangganan yapos bisa dilakukan di dalam aplikasi yapos atau website app.yapos.id 1. Login ke akun Yapos2. Pada profile pilih Subscription seperti gambar di bawah 3. Selanjutnya tekan Perpanjang 4. Maka akan membuka halaman baru untuk pemilihan paket yapos, kamu bisa berlangganan bulanan dan paket tahunan. Untuk paket tahunan kami sering ada promo seperti : a. Bayar hanya 10 bulan dapat 12 bulanb. Bayar 12 bulan gratis 3 bulanc. dll Kamu bisa tekan tombol PERPANJANG 5. Selanjutnya pilih bank untuk melakukan pembayaran 6. Maka akan muncul virtual accoount dari bank yang dipilih dengan rinciall nominal pembayaran Jika sudah membayar maka akun yapos kamu secara otomatis aktif.