Bagaimana Menjual Aset Tetap di Yapos?
Aset Tetap dapat dijual ketika sudah melewati masa kegunaannya atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Umumnya Aset Tetap akan dijual dengan harga yang relatif lebih rendah dari harga beli karena telah melewati depresiasi nilai. Ketika perusahaan menjual aset tetap, biasanya terdapat berbagai pertimbangan seperti nilai aset yang telah sepenuhnya terdepresiasi, aset yang tidak lagi bermanfaat, ada kerusakan pada aset, biaya pemeliharaan aset melebihi nilai aset, aset perlu diganti, dan lain-lain. Pada fitur Manajemen Aset Tetap Yapos, pengguna dapat menjual aset tetap yang telah dibuat sebelumnya. Proses penjualan Aset Tetap akan menggunakan dokumen Faktur Penjualan. Dokumen penjualan akan dicatat di jurnal. Harga penjualan Aset Tetap juga dapat disesuaikan pada Faktur Penjualan untuk aset tersebut. Berikut adalah langkah-langkah penjualan Aset Tetap di Yapos. 1. Tekan tombol Akuntansi pada menu bagian atas. Kemudian buka menu Aset untuk menampilkan seluruh data Aset Tetap yang ada. 2. Buka data Aset yang ingin dijual. Dalam contoh berikut, aset dengan nama “Tangki Minyak” akan dijual. Tekan tombol Jual Aset untuk menjual aset tersebut. 3. Setelah tombol Jual Aset ditekan, maka pengguna akan diarahkan ke menu Faktur Penjualan. Terdapat checkbox Penjualan Aset yang telah dicentang, artinya faktur ini adalah faktur penjualan Aset Tetap. Terdapat isian dropdown yang diisi nama Aset Tetap yang akan dijual yaitu “Tangki Minyak”. Data faktur dapat diisi sesuai kebutuhan pengguna. 4. Pengguna dapat mengubah harga jual Aset Tetap sesuai dengan kebutuhan. Pengguna dapat mengubah harga jual aset dengan menekan rincian faktur dan mengubah harga aset. Pada contoh ini, aset dijual lebih mahal 10000 dari harga sebenarnya. 5. Pengguna juga dapat menambahkan rincian Penambah Total, Pengurang Total, Uang Muka, Retur sebagai Pembayaran, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan penjualan aset. 6. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan faktur apabila tidak langsung diproses. Tekan tombol Proses untuk langsung menyimpan dan memroses Faktur Penjualan. 7. Setelah tombol Proses ditekan, maka Faktur Penjualan Aset diproses dan akan ada jurnal yang mencatat proses penjualan. Ketika kembali ke menu Aset dan membuka data aset yang dijual, terlihat checkbox Terjual dicentang, yang berarti aset tersebut sudah dijual dan tidak bisa diproses (jual atau disposisi), didepresiasi, diapresiasi, dan diubah datanya. 9. Selanjutnya, dilakukan penjualan pada Aset Tetap dengan nama “Tangki Minyak Jagung” dengan harga jual lebih rendah dari nilai aset. 10. Ubah harga aset di rincian faktur menjadi lebih rendah dari nilai aset. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan rincian faktur. Tekan tombol Simpan jika faktur ingin disimpan tanpa diproses. Tekan tombol Proses untuk menyimpan dan memroses faktur. 11. Setelah tombol Proses ditekan, maka faktur penjualan diproses. Penjualan Aset Tetap juga dicatat pada jurnal. Aset yang dijual ditandai sebagai terjual sehingga tidak akan bisa diproses (jual atau disposisi), didepresiasi, diapresiasi, dan diubah datanya.
Bagaimana Menambahkan Aset Tetap di Yapos?
Yapos memiliki sistem Manajemen Aset Tetap yang dapat membantu pengelolaan aset tetap perusahaan. Di Yapos, pembuatan Aset Tetap disertai dengan dokumen yang memiliki penjurnalan. Penambahan Aset Tetap dilakukan melalui Faktur Pembelian, Penyesuaian Persediaan, atau Stok Awal Barang. Berikut adalah langkah-langkah menambahkan data aset tetap di Yapos. 1. Pertama, perlu dibuat data Barang Aset yang menjadi referensi Aset. Pengguna dapat membuka menu Barang dan membuka form pembuatan Barang baru. Kemudian pengguna dapat mengisi data barang sesuai kebutuhan. Untuk membuat Barang Aset, centang checkbox Barang Aset. Kemudian muncul komponen tab Manajemen Barang Aset yang memuat data akun aset. Pengguna dapat mengatur akun Barang Aset sesuai kebutuhan. Pada contoh, dibuat Barang Aset bernama “Tangki Air” untuk membuat Aset. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data Barang. 2. Setelah Barang Aset dibuat, maka selanjutnya adalah menambahkan stok barang tersebut. Pertama akan dijelaskan mengenai penambahan Aset melalui Faktur Pembelian. Pengguna dapat menekan menu Pembelian di bagian atas dan menekan tombol Faktur Pembelian pada menu di sebelah kiri tampilan. Setelah menu Faktur Pembelian terbuka, pengguna dapat membuka form pembuatan faktur baru. Pengguna dapat mengisi detail faktur, kemudian mencentang checkbox Pembelian Aset untuk membuat Faktur Pembelian Aset. Lalu pengguna dapat menambahkan rincian faktur. Barang yang ditampilkan di form rincian faktur adalah Barang Aset saja. Pengguna juga bisa menambahkan penambah atau pengurang total di Faktur Pembelian apabila dibutuhkan. Tekan tombol Proses untuk memroses faktur. 3. Selanjutnya akan dibuat data Aset dari Faktur Pembelian. Pengguna dapat menekan menu Akuntansi dan menekan tombol Aset pada menu di bagian kiri. Tekan tombol Tambah untuk membuka form pembuatan Aset baru. 4. Pada form pembuatan Aset baru, pengguna dapat memberikan data nama dan tipe aset. Selanjutnya pengguna mengisi data barang apa yang dijadikan aset. Pada contoh, telah dibuat Barang Aset bernama “Tangki Air” yang akan direferensikan Aset Tetap yang akan dibuat. Maka dipilih barang tersebut sebagai barang Aset Tetap. Setelah memilih barang, isian metode depresiasi, akun aset, akun akumulasi depresiasi, dan akun biaya depresiasi akan terisi otomatis sesuai data Barang Aset yang dipilih. Pengguna dapat mengubah isian tersebut sesuai kebutuhan. Kemudian pengguna dapat mengisi data jumlah, umur, dan nilai sisa Aset Tetap. Untuk jumlah, harus disesuaikan dengan Faktur Pembelian. Tekan Simpan untuk menyimpan Aset Tetap. 5. Aset Tetap telah ditambahkan ke Manajemen Aset Tetap. Aset akan mengalami depresiasi secara otomatis tiap bulannya. Aset Tetap yang ditambahkan memiliki pencatatan jurnal. 6. Selanjutnya adalah menambahkan Aset Tetap melalui Penyesuaian Persediaan. Pengguna dapat menekan tombol Persediaan pada menu bagian atas dan menekan tombol Penyesuaian Persediaan pada menu bagian kiri. Kemudian buka form pembuatan Penyesuaian Persediaan baru dan isi data Penyesuaian Persediaan. Untuk membuat Penyesuaian Persediaan Penambahan Aset, centang checkbox Penyesuaian Persediaan Aset. Pengguna dapat menambahkan rincian Penyesuaian Persediaan. Tekan tombol Proses untuk memroses Penyesuaian Persediaan. 7. Selanjutnya akan dibuat data Aset Tetap dari Penyesuaian Persediaan yang ditambahkan. Pengguna dapat membuka menu Akuntansi di bagian atas dan menekan tombol Aset pada menu di sisi kiri tampilan. Lalu buka form pembuatan Aset Tetap baru dan isi data Aset sesuai kebutuhan. Pilih Barang “Tangki Air” pada isian barang. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data Aset. 8. Data Aset dari Penyesuaian Persediaan berhasil disimpan. Aset Tetap yang ditambahkan memiliki pencatatan jurnal. 9. Selanjutnya adalah menambahkan data Aset Tetap dari Stok Awal. Pengguna dapat menambahkan Stok Awal Barang terlebih dahulu dengan menekan menu Persediaan di bagian atas tampilan dan menekan tombol Barang di menu bagian kiri. Untuk menambahkan Stok Awal, maka data barang diubah. Buka data Barang Aset dan tekan tombol Ubah untuk melakukan perubahan data Barang. Buka komponen Saldo Awal untuk menambahkan rincian Stok Awal Barang. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data Barang. 10. Kemudian pengguna dapat membuka menu Aset untuk menambahkan data Aset. Buka menu Akuntansi pada bagian atas dan tekan tombol Aset pada menu bagian kiri. Lalu buka form pembuatan Aset baru dan isi data Aset sesuai kebutuhan. Pilih Barang “Tangki Air” pada isian barang. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data Aset. 11. Data Aset dari Stok Awal berhasil disimpan. Aset Tetap yang ditambahkan memiliki pencatatan jurnal.
Bagaimana Menambahkan Apresiasi Aset Tetap di Yapos?
Aset tetap dapat mengalami penambahan nilai dalam masa kegunaannya. Penambahan nilai pada aset tetap dapat disebabkan pemberian servis berkala, perbaikan, atau penggantian komponen pada aset tetap. Dalam fitur Manajemen Aset Tetap Yapos, aset tetap dapat diberikan apresiasi untuk menambahkan nilai aset tersebut.Dalam pengunaan fitur Manajemen Aset Tetap Yapos, penambahan apresiasi sebaiknya dilakukan setelah aset tetap sudah melewati masa kegunaannya. Jika ada penambahan apresiasi di tengah masa kegunaan aset tetap, maka akan mempengaruhi perhitungan nilai depresiasi aset tetap dengan metode depresiasi tertentu. 1. Buka menu Akuntansi dan buka menu Aset. Pilih data aset yang ingin diapresiasi. Terdapat aset “Tangki Sabun Cair” dengan nilai saat ini sebesar 885885.89 yang ingin diapresiasi agar nilainya naik. 2. Tekan tombol Ubah untuk mengubah data Aset. Pada bagian bawah form Aset, terdapat tab Apresiasi Aset. 3. Tekan tombol Tambah Rincian Apresiasi Aset untuk membuka form penambahan Apresiasi Aset. Pada sebuah data Apresiasi Aset, terdapat tanggal, akun, tanggal, serta jumlah apresiasi. 4. Isi data Apresiasi Aset sesuai dengan kebutuhan. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan Apresiasi Aset. 5. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data aset. Terlihat aset “Tangki Sabun Cair” memiliki perubahan di nilai saat ini menjadi 895885.89 setelah mengalami apresiasi aset.
Bagaimana Mengubah Data Aset Tetap?
Dalam fitur manajemen aset tetap Yapos, data aset tetap dapat diubah apabila diperlukan. Terdapat dua cara untuk mengubah data aset tetap. Cara pertama adalah menekan tombol Ubah pada menu aset tetap. Namun cara ini hanya bisa dilakukan pada aset tetap yang belum pernah mengalami perubahan nilai. Cara kedua adalah menambahkan dokumen Perubahan Aset Tetap. Dokumen Perubahan Aset Tetap dapat menyimpan perubahan data nama aset, tipe aset, tanggal akuisisi, akun aset, akun akumulasi depresiasi, akun biaya depresiasi, dan kategori aset tetap pajak. 1. Berikut adalah penjelasan bagaimana mengubah data aset tetap dengan tombol Ubah. Pertama dibuat sebuah aset baru. Aset akan menggunakan barang Tangki Air dan bernama “Tangki Deterjen”. Pada data aset, data tipe aset, umur aset, dan nilai aset perlu diubah. 2. Tekan tombol Ubah untuk mengubah data aset. Setelah tombol Ubah ditekan, maka isian data aset dapat diubah. Pengguna dapat mengubah nama aset, tipe aset, tanggal akuisisi, tanggal pemakaian, metode depresiasi, aset berwujud, kategori aset tetap pajak, umur aset, dan nilai sisa. Namun akun aset, akun akumulasi depresiasi, dan akun biaya depresiasi hanya bisa diubah melalui dokumen Perubahan Aset Tetap. 3. Setelah selesai, tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan yang telah dibuat. 4. Berikut adalah cara untuk mengubah data aset dengan dokumen Perubahan Aset Tetap. Pengguna dapat mengakses menu Perubahan Aset Tetap dengan menekan tombol Akuntansi pada menu bagian atas. Kemudian buka menu Aset pada menu bagian kiri, lalu tekan menu Perubahan Aset Tetap. 5. Tekan tombol Tambah untuk membuat dokumen Perubahan Aset Tetap baru. Pengguna dapat mengubah data nama aset, tipe aset, tanggal akuisisi, kategori aset tetap pajak, akun aset, akun akumulasi depresiasi, dan akun biaya depresiasi. Pengguna dapat memilih aset mana yang ingin diubah terlebih dahulu. Setelah memilih aset, isian perubahan data aset akan diisi dengan data aset yang dipilih. Untuk perubahan data aset yang melibatkan akun akuntansi, akan dibuat jurnal Perubahan Data Aset. 6. Setelah melakukan perubahan, tekan tombol Simpan untuk menyimpan data Perubahan Aset Tetap. Pada bagian bawah menu Perubahan Aset Tetap, terdapat komponen tab yang menampilkan data aset yang lama sebelum dilakukan perubahan. 7. Dokumen Perubahan Aset Tetap dengan perubahan pada data akun aset, akun akumulasi depresiasi, atau akun biaya depresiasi akan memiliki jurnal. 8. Saat data aset dibuka pada menu aset, nampak bahwa data pada aset sudah berubah sesuai dengan dokumen Perubahan Aset Tetap yang telah dibuat sebelumnya.
Bagaimana Menambahkan Depresiasi Aset Tetap di Yapos?
Dalam masa kegunaannya, aset tetap akan mengalami depresiasi nilai. Nilai aset saat didapatkan dan saat sudah digunakan selama rentang waktu tertentu pasti berbeda. Perubahan nilai aset tetap harus dicatat untuk menentukan alokasi biaya yang lebih akurat, mendata perolehan keuntungan dari penggunaan aset tetap, serta memaksimalkan penggunaan aset tetap. Dalam sistem manajemen aset tetap di Yapos, aset tetap akan mengalami depresiasi secara otomatis dalam setiap bulan. Pada tiap akhir bulan, aset tetap yang sudah melewati jangka waktu 1 bulan dari depresiasi terakhir atau tanggal penggunaan akan diberikan data depresiasi. Jumlah nilai depresiasi aset yang ditambahkan otomatis ditentukan dari metode depresiasi aset tersebut. Terdapat 3 metode depresiasi nilai aset, yaitu garis lurus, saldo menurun, dan jumlah angka tahun. Depresiasi aset dapat ditambahkan secara manual, namun sebaiknya dilakukan setelah aset melewati masa penggunaannya. Penambahan depresiasi secara manual ketika aset masih didepresiasi secara otomatis dapat mengakibatkan perhitungan depresiasi berikutnya tidak akurat. Berikut ini adalah cara menambahkan depresiasi aset secara manual. 1. Terdapat sebuah aset bernama “Tangki Minyak” yang nilainya akan didepresiasi. Nilai aset tersebut saat ini adalah 985000. Pertama buka menu Aset terlebih dahulu. Kemudian buka data Aset dengan nama “Tangki Minyak” yang terdapat pada tabel. 2. Tekan tombol Ubah untuk mengubah data Aset. Untuk menambahkan Depresiasi Aset, tekan tombol Tambah Rincian Depresiasi Aset yang ada di komponen tab Depresiasi Aset. 3. Setelah tombol Tambah Rincian Depresiasi Aset ditekan, maka muncul form penambahan data Depresiasi Aset. Pengguna dapat menambahkan nama dokumen Depresiasi Aset, tanggal depresiasi, serta jumlah depresiasi. 4. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan Depresiasi Aset. 5. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan Aset. Dapat dilihat bahwa nilai aset saat ini berkurang menjadi 975000. Aset berhasil didepresiasi secara manual.
Bagaimana melakukan Pembayaran Faktur Pembelian di Yapos?
Pada Yapos, terdapat fitur pencatatan pembayaran pada Faktur Pembelian. Fitur ini bertujuan untuk menyimpan data pembayaran terhadap suatu pembelian barang. Berikut ini adalah cara melakukan pembayaran pada faktur pembelian. 1. Pada contoh ini, telah disiapkan sebuah faktur pembelian barang. Terdapat pembelian barang dengan total pembelian Rp 75.000 untuk barang Bakwan Jagung untuk sebanyak 5 PCS. Terdapat data bahwa faktur memiliki nilai yang belum dibayar sebanyak Rp 75.000 pada menu. Untuk membuat Pembayaran Pembelian, pengguna dapat langsung menekan tombol Buat Pembayaran Pembelian atau membuka submenu Pembayaran Pembelian di sisi kiri tampilan Yapos. Untuk mengakses submenu Pembayaran Pembelian, pengguna dapat membuka menu Pembelian di bagian atas tampilan dan menekan tombol Pembelian pada sisi kiri. 2. Ketika pengguna menekan submenu Pembayaran Pembelian, maka menu Pembayaran Pembelian akan ditampilkan. Pengguna dapat menekan tombol Tambah untuk membuat dokumen Pembayaran Pembelian baru. 3. Setelah menekan tombol Tambah, maka ditampilkan form pembuatan Pembayaran Pembelian. Selanjutnya, pengguna dapat melengkapi data Pembayaran Pembelian. Terdapat isian Paid to yang merupakan tujuan pembayaran. Karena Faktur Pembelian memiliki data pemasok “Umum”, maka isian Paid to akan kita isi dengan “Umum”. Kemudian pengguna dapat mengisi data akun yang digunakan pada pembayaran. 4. Selanjutnya, pengguna dapat menambahkan faktur yang ingin dibayarkan pada bagian rincian menu Pembayaran Penjualan. Untuk membuka form isian rincian Pembayaran Pembelian, pengguna dapat menekan tombol Tambah Rincian Pembayaran. Pada form, terdapat isian untuk data faktur yang hendak dibayar. 5. Jika rincian sudah diisi, pengguna dapat melanjutkan pembuatan Pembayaran Pembelian dengan menekan tombol Simpan untuk menyimpan dokumen, atau menekan tombol Proses untuk menyimpan dan memroses dokumen pembayaran. 6. Jika Faktur Pembelian sebelumnya dibuka, maka ditampilkan data terbayar sebanyak RP 75.000 dan data yang belum dibayar bernilai 0 pada faktur. Faktur Pembelian tersebut sudah dibayar. 7. Pengguna juga dapat membayar sebagian dari Faktur Pembelian. Umumnya membayar sebagian dilakukan sebab faktur ingin dibayar secara mencicil. Telah disiapkan sebuah Faktur Pembelian barang dengan total Rp 80.000 untuk barang Saus Tomat sebanyak 5 PCS. 8. Kemudian buka form pembuata Pembayaran Pembelian. Tambahkan rincian pembayaran dengan data faktur tersebut. Namun, untuk contoh ini, nominal pembayaran diubah menjadi Rp 50.000 saja. 9. Selanjutnya, tekan tombol Proses untuk memroses dokumen Pembayaran Pembelian. 10. Jika Faktur Pembelian sebelumnya dibuka, maka ditampilkan data terbayar sebanyak Rp 50.000 dan data yang belum dibayar sebanyak Rp 30.000 yang artinya faktur belum dibayar sepenuhnya. Pengguna dapat melengkapi pembayaran faktur dengan membuat dokumen Pembayaran Pembelian yang baru.
Bagaimana Melakukan Penyesuaian Persediaan di Yapos?
Bila diperlukan, pengguna dapat melakukan penyesuaian persediaan barang di Yapos. Penyesuaian dapat berupa pengurangan maupun penambahan stok barang pada penyimpanan tertentu. Dalam penyesuaian persediaan, biaya penyesuaian juga disimpan. 1. Pada contoh kali ini, akan dilakukan Penyesuaian Persediaan pada produk Bakwan Jagung di penyimpanan Utama. Terdapat 4 PCS Bakwan Jagung di penyimpanan Utama sebelum penambahan Penyesuaian Persediaan. Pengguna dapat mengakses halaman Penyesuaian Persediaan dengan menekan tombol Persediaan di menu bagian atas. Kemudian tekan menu Penyesuaian Persediaan pada bagian kiri dan tekan sub-menu Penyesuaian Persediaan. 2. Buka form pembuatan Penyesuaian Persediaan dengan menekan tombol Tambah pada halaman Penyesuaian Persediaan. Pada form, terdapat isian untuk nomor dokumen Penyesuaian Persediaan, tanggal, akun plus, akun minus, alasan Penyesuaian Persediaan, dan alasan lainnya. Pada bagian bawah form, terdapat rincian Penyesuaian Persediaan yang dapat diberi keterangan barang apa yang melewati proses penyesuaian persediaan. 3. Pengguna dapat melengkapi form sesuai dengan kebutuhan. Lalu pengguna dapat memberikan rincian Penyesuaian Persediaan. Untuk menambahkan rincian, pengguna bisa menekan tombol Tambah Detail Stock Adjustment untuk membuka form detail Penyesuaian Persediaan. Form detail Penyesuaian Persediaan memiliki isian penyimpanan, barang, satuan penyesuaian, jumlah penyesuaian, dan biaya. Khusus untuk penyesuaian berupa pengurangan stok, biaya akan mengambil nilai HPP dan tidak bisa diatur sendiri. 4. Sebagai contoh, akan dilakukan Penyesuaian Persediaan pada barang Bakwan Jagung dalam bentuk penambahan persediaan Bakwan Jagung di penyimpanan Utama. Pengguna dapat mengisi data rincian Penyesuaian Persediaan pada form dan tekan Simpan untuk menambahkan rincian ke Penyesuaian Persediaan. 5. Jika data Penyesuaian Persediaan sudah seperti yang dibutuhkan dan lengkap, pengguna dapat memroses dokumen Penyesuaian Persediaan dengan menekan tombol Proses pada halaman penambahan Penyesuaian Persediaan. Dokumen akan tersimpan dan stok barang akan ditambahkan atau dikurangi sesuai data pada dokumen Penyesuaian Persediaan. Setelah dibuat Penyesuaian Persediaan untuk produk Bakwan Jagung di penyimpanan Utama, terlihat bahwa stok produk Bakwan Jagung berubah menjadi 14 PCS di penyimpanan Utama. 6. Pengguna juga dapat membuat Penyesuaian Persediaan dalam bentuk pengurangan stok barang. Untuk membuat rincian Penyesuaian Persedian yang mengurangi stok barang, pengguna cukup memberikan angka minus pada isian kuantitas produk. Jika melakukan Penyesuaian Persediaan dalam bentuk pengurangan, biaya akan diambil dari nilai HPP negatif dan tidak bisa diubah. 7. Biaya dari Penyesuaian Persediaan dalam bentuk pengurangan dapat dilihat setelah dokumen Penyesuaian Persediaan disimpan. Pengguna dapat menyimpan dokumen dengan menekan tombol Simpan pada halaman pembuatan Penyesuaian Persediaan. 8. Pengguna dapat memroses dokumen Penyesuaian Persediaan dalam bentuk pengurangan stok dengan cara yang sama seperti dokumen Penyesuaian Persediaan umum. Setelah dilakukan Penyesuaian Persediaan, stok produk Bakwan Jagung di penyimpanan Utama berubah. Sesuai dengan dokumen Penyesuaian Persediaan, terlihat bahwa stok produk Bakwan Jagung diubah menjadi 11 PCS di penyimpanan Utama.
Bagaimana melakukan transfer instan di Yapos?
1. Pengguna dapat melakukan transfer instan untuk memindahkan barang dari satu tempat penyimpanan ke penyimpanan lain. Transfer dapat dilakukan pada beberapa benda, selama seluruh benda memiliki stok di tempat penyimpanan asal. Untuk menunjukkan cara melakukan transfer instan, telah disiapkan dua produk, yaitu Bakwan Jagung dan Saus Tomat, yang akan dipindah. Bakwan Jagung memiliki stok sebanyak 8 PCS di penyimpanan Utama. Kemudian untuk Saus Tomat memiliki stok 5 PCS di penyimpanan Utama. 2. Untuk mengakses fitur Transfer Instan, pertama-tama tekan menu Persediaan pada menu bagian atas. Kemudian tekan menu Penyesuaian Persediaan pada menu sebelah kiri, dan pilih sub-menu Transfer Instan untuk membuka tampilan Transfer Instan. Pada halaman Transfer instan, terdapat tabel yang menampilkan seluruh data Transfer Instan. 3. Kemudian, tekan tombol Tambah untuk membuka form pembuatan Transfer Instan baru. Pada form, terdapat isian tanggal, penyimpanan sumber, penyimpanan tujuan, dan checkbox kirim dari/ke banyak lokasi. Pengguna dapat memilih apakah Transfer Instan dilakukan dengan penyimpanan sumber dan tujuan yang sama untuk masing-masing barang, atau masing-masing barang memiliki penyimpanan sumber dan tujuan yang berbeda-beda. Jika checkbox kirim dari/ke banyak lokasi dicentang, maka Transfer Instan dilakukan dengan masing-masing barang memiliki sumber dan tujuan yang beragam. Jika checkbox kirim dari/ke banyak lokasi tidak dicentang, maka sumber dan tujuan masing-masing barang sama. 4. Pada contoh, akan dilakukan pemindahan 2 barang, yaitu Bakwan Jagung dan Saus Tomat, dengan data penyimpanan sumber dan tujuan yang sama. Pemindahan dilakukan dari penyimpanan Utama ke penyimpanan Gudang Distribusi A. Untuk menambahkan detail pemindahan barang, tekan tombol Tambah Detail Transfer Bin untuk membuka form penambahan detail pemindahan. 5. Berikut ini adalah form detail pemindahan barang. Terdapat isian data barang, satuan, serta kuantitas pemindahan. Pengguna dapat mengisi jenis barang terlebih dahulu. Setelah data barang terisi, maka ditampilkan rincian daftar penyimpanan di mana barang tersebut disimpan beserta jumlah stok. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data detail pemindahan. 6. Setelah menambahkan detail pemindahan, pengguna dapat menyimpan data Transfer Instan terlebih dahulu dengan menekan tombol Simpan. Pengguna juga dapat langsung melakukan submit dokumen Transfer Instan dengan menekan tombol Proses. 7. Setelah tombol Proses ditekan, maka stok barang akan berpindah dari penyimpanan sumber ke penyimpanan tujuan. 8. Jika melihat data barang Bakwan Jagung, akan terlihat bahwa rincian stok menunjukkan bahwa terdapat 5 PCS Bakwan Jagung di penyimpanan Utama dan 3 PCS di penyimpanan Gudang Distribusi A. Kemudian barang Saus Tomat memiliki rincian stok yang menunjukkan bahwa ada 3 PCS stok Saus Tomat di penyimpanan Utama dan 2 PCS di penyimpanan Gudang Distribusi A. 9. Selanjutnya, akan dibuat Transfer Instan dengan sumber dan tujuan berbeda untuk tiap jenis barang. Pengguna dapat mencentang checkbox kirim dari/ke banyak lokasi agar dapat memberikan data penyimpanan sumber dan tujuan di masing-masing detail pemindahan. Isian penyimpanan sumber dan tujuan di header tidak dapat diisi. Pada masing-masing detail pemindahan, terdapat isian penyimpanan sumber dan tujuan. 10. Setelah dokumen diproses, maka stok barang akan dipindahkan sesuai dengan data penyimpanan sumber dan tujuan pada detail pemindahan. Produk Bakwan Jagung memiliki stok sebanyak 1 PCS di penyimpanan Gudang Distribusi B-1. Kemudian produk Saus Tomat memiliki stok 1 PCS di penyimpanan Cabang A.
Bagaimana menambahkan penyimpanan barang dengan cabang/sub-penyimpanan di Yapos?
1. Pengguna dapat membuat penyimpanan yang bercabang dengan Yapos. Melalui fitur ini, pengguna dapat menyimpan data tempat penyimpanan barang dengan lebih terstruktur. Untuk mengakses menu penyimpanan di Yapos, pengguna dapat login dan membuka menu Persediaan di bagian atas tampilan. Kemudian pengguna dapat expand menu Gudang pada menu sebelah kiri, dan menekan sub-menu Penyimpanan agar tampilan Penyimpanan muncul. 2. Dalam contoh ini, kita akan membuat membuat sebuah gudang yang memiliki 2 cabang. Dari 2 gudang cabang, salah satu memiliki 2 cabang lagi. Tekan tombol Tambah untuk membuka form pembuatan gudang. 3. Form diisi dengan data gudang pertama yang memiliki cabang. Oleh karena gudang ini adalah gudang pertama, maka data Parent Location dikosongkan. Pada contoh, gudang pertama diberi nama “Gudang Distribusi”. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan gudang pertama. 4. Selanjutnya, buka form pembuatan gudang lagi. Kali ini akan dibuat gudang yang menjadi cabang Gudang Distribusi yang sudah dibuat. Karena merupakan cabang, isian Parent Location gudang baru diisi dengan gudang yang memiliki cabang gudang baru tersebut. Gudang cabang diberi nama “Gudang Distribusi A”. 5. Dengan cara yang sama, cabang kedua pada Gudang Distribusi dapat dibuat. Cabang berikut diberi nama “Gudang Distribusi B”. 6. Berikutnya, sebuah gudang cabang dari Gudang Distribusi B akan dibuat. Tekan tombol Tambah pada tampilan Penyimpanan untuk membuka form pembuatan gudang. Karena gudang cabang berikut merupakan cabang dari Gudang Distribusi B, maka parent location diisi gudang tersebut. 7. Dengan cara yang sama, cabang kedua dari Gudang Distribusi B dapat dibuat. 8. Saat ini, telah dibuat gudang pertama yang memiliki dua cabang. Kemudian salah satu cabang gudang pertama juga memiliki dua cabang. Perlu dicatat bahwa gudang yang menjadi parent location tidak bisa digunakan untuk menyimpan barang.
Bagaimana Melakukan Transaksi di POS pada Yapos?
Sebagai program penunjang bisnis, Yapos memiliki sistem Point-of-Sale (POS) yang dapat digunakan. Sistem POS dapat memuat seluruh barang yang dijual beserta detail kuantitas, satuan, harga jual, lokasi penyimpanan, dan sebagainya. Berikut ini adalah cara melakukan transaksi pada sistem POS pada Yapos. 1. Pertama buka menu Penjualan pada bagian atas tampilan Yapos. Tampilan pertama yang muncul setelah menekan menu Penjualan adalah tampilan POS. Pada tampilan POS berikut terdapat daftar outlet POS yang pernah dibuat. Di contoh ini, kita akan menggunakan outlet “Demo Yapos Indonesia” yang sudah dibuat. Tekan tombol Tandai sebagai Default untuk masuk ke outlet tersebut. 2. Kemudian akan muncul tampilan masuk ke outlet. Pada tampilan, terdapat isian saldo awal yang berfungsi menyimpan nilai saldo awal pada sesi POS yang akan dibuka. Di bawah isian, terdapat tombol Check In untuk membuka sesi POS dengan saldo awal yang telah diketik. Pada bagian bawah tombol, terdapat daftar laporan sesi POS sebelumnya yang memiliki rincian tanggal check in, tanggal check out, nama pengguna, dan saldo akhir sesi. Karena sesi terakhir memiliki saldo akhir sebesar Rp 385.000, maka sesi berikutnya dibuka dengan nilai yang sama sebagai saldo awal. 3. Setelah membuka sesi baru dengan menekan tombol Check In, maka akan muncul tampilan POS. Pada tampilan POS, terdapat daftar barang yang dijual pada bagian tengah layar. Daftar barang dikelompokkan berdasarkan kategori. Pengguna dapat menampilkan barang dari kategori tertentu atau semua kategori. Data barang ditampilkan dalam tabel dengan kolom nama barang, harga jual, jumlah stok, dan satuan. Pada bagian kanan layar, terdapat rincian pesanan. Rincian pesanan akan menampilkan daftar barang yang akan dipesan pelanggan. Rincian pesanan juga menampilkan data subtotal, jumlah diskon, jumlah pajak, serta total transaksi. 4. Untuk mengisi rincian pesanan, maka pengguna dapat menekan salah satu barang pada daftar barang. Setelah menekan barang, maka barang tersebut masuk dalam rincian pesanan saat ini. Pada contoh, barang “Bakwan Jagung” ditekan dan masuk rincian pesanan. Barang dapat ditekan beberapa kali untuk menambahkan kuantitas barang di rincian pesanan. 5. Barang yang masuk di rincian pesanan dapat ditekan untuk menampilkan pengaturan detail pesanan. Pada tampilan ini, barang yang dipesan dapat diatur kuantitas, harga jual per barang, diskon per barang, catatan, serta lokasi produk. Jika detail pesanan sudah selesai diatur, pengguna dapat menekan tombol Simpan & Tutup pada bagian bawah pengaturan. Jika pengguna ingin menghapus barang dari rincian pesanan, maka pengguna dapat menekan tombol sampah pada bagian kiri bawah pengaturan. Pada contoh, diberikan diskon 5% pada barang “Bakwan Jagung” pada rincian pesanan. 6. Setelah melakukan pengaturan detail pesanan, detail rincian transaksi juga ikut berubah. Data diskon diberikan pada barang. Untuk menyelesaikan transaksi, pengguna dapat menekan tombol Bayar yang menampilkan total transaksi tersebut. Tombol Bayar terdapat pada bagian bawah rincian pesanan. 7. Setelah menekan tombol Bayar, muncul tampilan pembayaran yang menampilkan daftar metode pembayaran yang tersedia, yaitu tunai, bank, voucher, dan lainnya. Tampilan ini juga menunjukkan nominal tagihan pesanan yang harus dibayar. Sebagai contoh, metode pembayaran tunai dipilih untuk transaksi ini. Terdapat opsi untuk mengisi nominal tunai, atau memilih jumlah uang yang disarankan. Pada contoh, dipilih nominal Rp 20.000 yang terdapat pada daftar jumlah uang yang disarankan. 8. Setelah pembayaran selesai, maka ditampilkan modal untuk mencetak struk transaksi. Terdapat beberapa ukuran kertas struk belanja yang bisa dipilih. Jika sudah memilih, pengguna dapat menekan tombol Cetak untuk mencetak struk. Setelah tombol Cetak ditekan, akan muncul preview struk yang memiliki tombol print dan save. 9. Setelah mencetak struk, pengguna dapat menekan tombol back untuk menutup preview struk belanja. Terdapat modal yang menampilkan pesan bahwa transaksi berhasil. Pada modal, tedapat detail pembayaran transaksi. Terdapat tombol Cetak Nota untuk mencetak struk lagi. Untuk kembali ke POS, pengguna dapat menekan tombol Transaksi Baru pada bagian bawah. 10. Untuk menutup sesi, pengguna dapat menekan tombol jam pada bagian atas rincian pesanan. Setelah pengguna menekan tombol tersebut, akan muncul tampilan riwayat penjualan. Pengguna dapat melihat daftar transaksi yang dilakukan sebelumnya. Untuk menutup sesi, tekan tombol warna biru dengan gambar keluar pada bagian kanan atas tampilan tersebut. 11. Setelah menekan tombol keluar, ditampilkan laporan detail sesi. Terdapat data total transaksi, total retur, total uang muka, dan total transaksi lain. Selain itu, terdapat data tanggal check in dan check out, nama pengguna, saldo awal, kas masuk, kas keluar, serta saldo akhir. Untuk keluar, pengguna perlu mengisi ulang total uang kas saat ini. Kemudian pengguna dapat menekan tombol Tutup Sesi untuk menutup sesi POS. 12. Setelah menekan tombol Tutup Sesi, muncul pesan sesi berakhir. Tekan tombol Yes untuk kembali ke menu outlet POS. 13. Sesi POS berakhir dan pengguna kembali ke detail outlet POS.