Bagaimana melakukan Pembayaran Faktur Pembelian di Yapos?

Pada Yapos, terdapat fitur pencatatan pembayaran pada Faktur Pembelian. Fitur ini bertujuan untuk menyimpan data pembayaran terhadap suatu pembelian barang. Berikut ini adalah cara melakukan pembayaran pada faktur pembelian. 1. Pada contoh ini, telah disiapkan sebuah faktur pembelian barang. Terdapat pembelian barang dengan total pembelian Rp 75.000 untuk barang Bakwan Jagung untuk sebanyak 5 PCS. Terdapat data bahwa faktur memiliki nilai yang belum dibayar sebanyak Rp 75.000 pada menu. Untuk membuat Pembayaran Pembelian, pengguna dapat langsung menekan tombol Buat Pembayaran Pembelian atau membuka submenu Pembayaran Pembelian di sisi kiri tampilan Yapos. Untuk mengakses submenu Pembayaran Pembelian, pengguna dapat membuka menu Pembelian di bagian atas tampilan dan menekan tombol Pembelian pada sisi kiri. 2. Ketika pengguna menekan submenu Pembayaran Pembelian, maka menu Pembayaran Pembelian akan ditampilkan. Pengguna dapat menekan tombol Tambah untuk membuat dokumen Pembayaran Pembelian baru. 3. Setelah menekan tombol Tambah, maka ditampilkan form pembuatan Pembayaran Pembelian. Selanjutnya, pengguna dapat melengkapi data Pembayaran Pembelian. Terdapat isian Paid to yang merupakan tujuan pembayaran. Karena Faktur Pembelian memiliki data pemasok “Umum”, maka isian Paid to akan kita isi dengan “Umum”. Kemudian pengguna dapat mengisi data akun yang digunakan pada pembayaran. 4. Selanjutnya, pengguna dapat menambahkan faktur yang ingin dibayarkan pada bagian rincian menu Pembayaran Penjualan. Untuk membuka form isian rincian Pembayaran Pembelian, pengguna dapat menekan tombol Tambah Rincian Pembayaran. Pada form, terdapat isian untuk data faktur yang hendak dibayar. 5. Jika rincian sudah diisi, pengguna dapat melanjutkan pembuatan Pembayaran Pembelian dengan menekan tombol Simpan untuk menyimpan dokumen, atau menekan tombol Proses untuk menyimpan dan memroses dokumen pembayaran. 6. Jika Faktur Pembelian sebelumnya dibuka, maka ditampilkan data terbayar sebanyak RP 75.000 dan data yang belum dibayar bernilai 0 pada faktur. Faktur Pembelian tersebut sudah dibayar. 7. Pengguna juga dapat membayar sebagian dari Faktur Pembelian. Umumnya membayar sebagian dilakukan sebab faktur ingin dibayar secara mencicil. Telah disiapkan sebuah Faktur Pembelian barang dengan total Rp 80.000 untuk barang Saus Tomat sebanyak 5 PCS. 8. Kemudian buka form pembuata Pembayaran Pembelian. Tambahkan rincian pembayaran dengan data faktur tersebut. Namun, untuk contoh ini, nominal pembayaran diubah menjadi Rp 50.000 saja. 9. Selanjutnya, tekan tombol Proses untuk memroses dokumen Pembayaran Pembelian. 10. Jika Faktur Pembelian sebelumnya dibuka, maka ditampilkan data terbayar sebanyak Rp 50.000 dan data yang belum dibayar sebanyak Rp 30.000 yang artinya faktur belum dibayar sepenuhnya. Pengguna dapat melengkapi pembayaran faktur dengan membuat dokumen Pembayaran Pembelian yang baru.

Bagaimana Melakukan Penyesuaian Persediaan di Yapos?

Bila diperlukan, pengguna dapat melakukan penyesuaian persediaan barang di Yapos. Penyesuaian dapat berupa pengurangan maupun penambahan stok barang pada penyimpanan tertentu. Dalam penyesuaian persediaan, biaya penyesuaian juga disimpan. 1. Pada contoh kali ini, akan dilakukan Penyesuaian Persediaan pada produk Bakwan Jagung di penyimpanan Utama. Terdapat 4 PCS Bakwan Jagung di penyimpanan Utama sebelum penambahan Penyesuaian Persediaan. Pengguna dapat mengakses halaman Penyesuaian Persediaan dengan menekan tombol Persediaan di menu bagian atas. Kemudian tekan menu Penyesuaian Persediaan pada bagian kiri dan tekan sub-menu Penyesuaian Persediaan. 2. Buka form pembuatan Penyesuaian Persediaan dengan menekan tombol Tambah pada halaman Penyesuaian Persediaan. Pada form, terdapat isian untuk nomor dokumen Penyesuaian Persediaan, tanggal, akun plus, akun minus, alasan Penyesuaian Persediaan, dan alasan lainnya. Pada bagian bawah form, terdapat rincian Penyesuaian Persediaan yang dapat diberi keterangan barang apa yang melewati proses penyesuaian persediaan. 3. Pengguna dapat melengkapi form sesuai dengan kebutuhan. Lalu pengguna dapat memberikan rincian Penyesuaian Persediaan. Untuk menambahkan rincian, pengguna bisa menekan tombol Tambah Detail Stock Adjustment untuk membuka form detail Penyesuaian Persediaan. Form detail Penyesuaian Persediaan memiliki isian penyimpanan, barang, satuan penyesuaian, jumlah penyesuaian, dan biaya. Khusus untuk penyesuaian berupa pengurangan stok, biaya akan mengambil nilai HPP dan tidak bisa diatur sendiri. 4. Sebagai contoh, akan dilakukan Penyesuaian Persediaan pada barang Bakwan Jagung dalam bentuk penambahan persediaan Bakwan Jagung di penyimpanan Utama. Pengguna dapat mengisi data rincian Penyesuaian Persediaan pada form dan tekan Simpan untuk menambahkan rincian ke Penyesuaian Persediaan. 5. Jika data Penyesuaian Persediaan sudah seperti yang dibutuhkan dan lengkap, pengguna dapat memroses dokumen Penyesuaian Persediaan dengan menekan tombol Proses pada halaman penambahan Penyesuaian Persediaan. Dokumen akan tersimpan dan stok barang akan ditambahkan atau dikurangi sesuai data pada dokumen Penyesuaian Persediaan. Setelah dibuat Penyesuaian Persediaan untuk produk Bakwan Jagung di penyimpanan Utama, terlihat bahwa stok produk Bakwan Jagung berubah menjadi 14 PCS di penyimpanan Utama. 6. Pengguna juga dapat membuat Penyesuaian Persediaan dalam bentuk pengurangan stok barang. Untuk membuat rincian Penyesuaian Persedian yang mengurangi stok barang, pengguna cukup memberikan angka minus pada isian kuantitas produk. Jika melakukan Penyesuaian Persediaan dalam bentuk pengurangan, biaya akan diambil dari nilai HPP negatif dan tidak bisa diubah. 7. Biaya dari Penyesuaian Persediaan dalam bentuk pengurangan dapat dilihat setelah dokumen Penyesuaian Persediaan disimpan. Pengguna dapat menyimpan dokumen dengan menekan tombol Simpan pada halaman pembuatan Penyesuaian Persediaan. 8. Pengguna dapat memroses dokumen Penyesuaian Persediaan dalam bentuk pengurangan stok dengan cara yang sama seperti dokumen Penyesuaian Persediaan umum. Setelah dilakukan Penyesuaian Persediaan, stok produk Bakwan Jagung di penyimpanan Utama berubah. Sesuai dengan dokumen Penyesuaian Persediaan, terlihat bahwa stok produk Bakwan Jagung diubah menjadi 11 PCS di penyimpanan Utama.

Bagaimana melakukan transfer instan di Yapos?

1. Pengguna dapat melakukan transfer instan untuk memindahkan barang dari satu tempat penyimpanan ke penyimpanan lain. Transfer dapat dilakukan pada beberapa benda, selama seluruh benda memiliki stok di tempat penyimpanan asal. Untuk menunjukkan cara melakukan transfer instan, telah disiapkan dua produk, yaitu Bakwan Jagung dan Saus Tomat, yang akan dipindah. Bakwan Jagung memiliki stok sebanyak 8 PCS di penyimpanan Utama. Kemudian untuk Saus Tomat memiliki stok 5 PCS di penyimpanan Utama. 2. Untuk mengakses fitur Transfer Instan, pertama-tama tekan menu Persediaan pada menu bagian atas. Kemudian tekan menu Penyesuaian Persediaan pada menu sebelah kiri, dan pilih sub-menu Transfer Instan untuk membuka tampilan Transfer Instan. Pada halaman Transfer instan, terdapat tabel yang menampilkan seluruh data Transfer Instan. 3. Kemudian, tekan tombol Tambah untuk membuka form pembuatan Transfer Instan baru. Pada form, terdapat isian tanggal, penyimpanan sumber, penyimpanan tujuan, dan checkbox kirim dari/ke banyak lokasi. Pengguna dapat memilih apakah Transfer Instan dilakukan dengan penyimpanan sumber dan tujuan yang sama untuk masing-masing barang, atau masing-masing barang memiliki penyimpanan sumber dan tujuan yang berbeda-beda. Jika checkbox kirim dari/ke banyak lokasi dicentang, maka Transfer Instan dilakukan dengan masing-masing barang memiliki sumber dan tujuan yang beragam. Jika checkbox kirim dari/ke banyak lokasi tidak dicentang, maka sumber dan tujuan masing-masing barang sama. 4. Pada contoh, akan dilakukan pemindahan 2 barang, yaitu Bakwan Jagung dan Saus Tomat, dengan data penyimpanan sumber dan tujuan yang sama. Pemindahan dilakukan dari penyimpanan Utama ke penyimpanan Gudang Distribusi A. Untuk menambahkan detail pemindahan barang, tekan tombol Tambah Detail Transfer Bin untuk membuka form penambahan detail pemindahan. 5. Berikut ini adalah form detail pemindahan barang. Terdapat isian data barang, satuan, serta kuantitas pemindahan. Pengguna dapat mengisi jenis barang terlebih dahulu. Setelah data barang terisi, maka ditampilkan rincian daftar penyimpanan di mana barang tersebut disimpan beserta jumlah stok. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data detail pemindahan. 6. Setelah menambahkan detail pemindahan, pengguna dapat menyimpan data Transfer Instan terlebih dahulu dengan menekan tombol Simpan. Pengguna juga dapat langsung melakukan submit dokumen Transfer Instan dengan menekan tombol Proses. 7. Setelah tombol Proses ditekan, maka stok barang akan berpindah dari penyimpanan sumber ke penyimpanan tujuan. 8. Jika melihat data barang Bakwan Jagung, akan terlihat bahwa rincian stok menunjukkan bahwa terdapat 5 PCS Bakwan Jagung di penyimpanan Utama dan 3 PCS di penyimpanan Gudang Distribusi A. Kemudian barang Saus Tomat memiliki rincian stok yang menunjukkan bahwa ada 3 PCS stok Saus Tomat di penyimpanan Utama dan 2 PCS di penyimpanan Gudang Distribusi A. 9. Selanjutnya, akan dibuat Transfer Instan dengan sumber dan tujuan berbeda untuk tiap jenis barang. Pengguna dapat mencentang checkbox kirim dari/ke banyak lokasi agar dapat memberikan data penyimpanan sumber dan tujuan di masing-masing detail pemindahan. Isian penyimpanan sumber dan tujuan di header tidak dapat diisi. Pada masing-masing detail pemindahan, terdapat isian penyimpanan sumber dan tujuan. 10. Setelah dokumen diproses, maka stok barang akan dipindahkan sesuai dengan data penyimpanan sumber dan tujuan pada detail pemindahan. Produk Bakwan Jagung memiliki stok sebanyak 1 PCS di penyimpanan Gudang Distribusi B-1. Kemudian produk Saus Tomat memiliki stok 1 PCS di penyimpanan Cabang A.

Bagaimana menambahkan penyimpanan barang dengan cabang/sub-penyimpanan di Yapos?

1. Pengguna dapat membuat penyimpanan yang bercabang dengan Yapos. Melalui fitur ini, pengguna dapat menyimpan data tempat penyimpanan barang dengan lebih terstruktur. Untuk mengakses menu penyimpanan di Yapos, pengguna dapat login dan membuka menu Persediaan di bagian atas tampilan. Kemudian pengguna dapat expand menu Gudang pada menu sebelah kiri, dan menekan sub-menu Penyimpanan agar tampilan Penyimpanan muncul. 2. Dalam contoh ini, kita akan membuat membuat sebuah gudang yang memiliki 2 cabang. Dari 2 gudang cabang, salah satu memiliki 2 cabang lagi. Tekan tombol Tambah untuk membuka form pembuatan gudang. 3. Form diisi dengan data gudang pertama yang memiliki cabang. Oleh karena gudang ini adalah gudang pertama, maka data Parent Location dikosongkan. Pada contoh, gudang pertama diberi nama “Gudang Distribusi”. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan gudang pertama. 4. Selanjutnya, buka form pembuatan gudang lagi. Kali ini akan dibuat gudang yang menjadi cabang Gudang Distribusi yang sudah dibuat. Karena merupakan cabang, isian Parent Location gudang baru diisi dengan gudang yang memiliki cabang gudang baru tersebut. Gudang cabang diberi nama “Gudang Distribusi A”. 5. Dengan cara yang sama, cabang kedua pada Gudang Distribusi dapat dibuat. Cabang berikut diberi nama “Gudang Distribusi B”. 6. Berikutnya, sebuah gudang cabang dari Gudang Distribusi B akan dibuat. Tekan tombol Tambah pada tampilan Penyimpanan untuk membuka form pembuatan gudang. Karena gudang cabang berikut merupakan cabang dari Gudang Distribusi B, maka parent location diisi gudang tersebut. 7. Dengan cara yang sama, cabang kedua dari Gudang Distribusi B dapat dibuat. 8. Saat ini, telah dibuat gudang pertama yang memiliki dua cabang. Kemudian salah satu cabang gudang pertama juga memiliki dua cabang. Perlu dicatat bahwa gudang yang menjadi parent location tidak bisa digunakan untuk menyimpan barang.

Bagaimana Melakukan Transaksi di POS pada Yapos?

Sebagai program penunjang bisnis, Yapos memiliki sistem Point-of-Sale (POS) yang dapat digunakan. Sistem POS dapat memuat seluruh barang yang dijual beserta detail kuantitas, satuan, harga jual, lokasi penyimpanan, dan sebagainya. Berikut ini adalah cara melakukan transaksi pada sistem POS pada Yapos. 1. Pertama buka menu Penjualan pada bagian atas tampilan Yapos. Tampilan pertama yang muncul setelah menekan menu Penjualan adalah tampilan POS. Pada tampilan POS berikut terdapat daftar outlet POS yang pernah dibuat. Di contoh ini, kita akan menggunakan outlet “Demo Yapos Indonesia” yang sudah dibuat. Tekan tombol Tandai sebagai Default untuk masuk ke outlet tersebut. 2. Kemudian akan muncul tampilan masuk ke outlet. Pada tampilan, terdapat isian saldo awal yang berfungsi menyimpan nilai saldo awal pada sesi POS yang akan dibuka. Di bawah isian, terdapat tombol Check In untuk membuka sesi POS dengan saldo awal yang telah diketik. Pada bagian bawah tombol, terdapat daftar laporan sesi POS sebelumnya yang memiliki rincian tanggal check in, tanggal check out, nama pengguna, dan saldo akhir sesi. Karena sesi terakhir memiliki saldo akhir sebesar Rp 385.000, maka sesi berikutnya dibuka dengan nilai yang sama sebagai saldo awal. 3. Setelah membuka sesi baru dengan menekan tombol Check In, maka akan muncul tampilan POS. Pada tampilan POS, terdapat daftar barang yang dijual pada bagian tengah layar. Daftar barang dikelompokkan berdasarkan kategori. Pengguna dapat menampilkan barang dari kategori tertentu atau semua kategori. Data barang ditampilkan dalam tabel dengan kolom nama barang, harga jual, jumlah stok, dan satuan. Pada bagian kanan layar, terdapat rincian pesanan. Rincian pesanan akan menampilkan daftar barang yang akan dipesan pelanggan. Rincian pesanan juga menampilkan data subtotal, jumlah diskon, jumlah pajak, serta total transaksi. 4. Untuk mengisi rincian pesanan, maka pengguna dapat menekan salah satu barang pada daftar barang. Setelah menekan barang, maka barang tersebut masuk dalam rincian pesanan saat ini. Pada contoh, barang “Bakwan Jagung” ditekan dan masuk rincian pesanan. Barang dapat ditekan beberapa kali untuk menambahkan kuantitas barang di rincian pesanan. 5. Barang yang masuk di rincian pesanan dapat ditekan untuk menampilkan pengaturan detail pesanan. Pada tampilan ini, barang yang dipesan dapat diatur kuantitas, harga jual per barang, diskon per barang, catatan, serta lokasi produk. Jika detail pesanan sudah selesai diatur, pengguna dapat menekan tombol Simpan & Tutup pada bagian bawah pengaturan. Jika pengguna ingin menghapus barang dari rincian pesanan, maka pengguna dapat menekan tombol sampah pada bagian kiri bawah pengaturan. Pada contoh, diberikan diskon 5% pada barang “Bakwan Jagung” pada rincian pesanan. 6. Setelah melakukan pengaturan detail pesanan, detail rincian transaksi juga ikut berubah. Data diskon diberikan pada barang. Untuk menyelesaikan transaksi, pengguna dapat menekan tombol Bayar yang menampilkan total transaksi tersebut. Tombol Bayar terdapat pada bagian bawah rincian pesanan. 7. Setelah menekan tombol Bayar, muncul tampilan pembayaran yang menampilkan daftar metode pembayaran yang tersedia, yaitu tunai, bank, voucher, dan lainnya. Tampilan ini juga menunjukkan nominal tagihan pesanan yang harus dibayar. Sebagai contoh, metode pembayaran tunai dipilih untuk transaksi ini. Terdapat opsi untuk mengisi nominal tunai, atau memilih jumlah uang yang disarankan. Pada contoh, dipilih nominal Rp 20.000 yang terdapat pada daftar jumlah uang yang disarankan. 8. Setelah pembayaran selesai, maka ditampilkan modal untuk mencetak struk transaksi. Terdapat beberapa ukuran kertas struk belanja yang bisa dipilih. Jika sudah memilih, pengguna dapat menekan tombol Cetak untuk mencetak struk. Setelah tombol Cetak ditekan, akan muncul preview struk yang memiliki tombol print dan save. 9. Setelah mencetak struk, pengguna dapat menekan tombol back untuk menutup preview struk belanja. Terdapat modal yang menampilkan pesan bahwa transaksi berhasil. Pada modal, tedapat detail pembayaran transaksi. Terdapat tombol Cetak Nota untuk mencetak struk lagi. Untuk kembali ke POS, pengguna dapat menekan tombol Transaksi Baru pada bagian bawah. 10. Untuk menutup sesi, pengguna dapat menekan tombol jam pada bagian atas rincian pesanan. Setelah pengguna menekan tombol tersebut, akan muncul tampilan riwayat penjualan. Pengguna dapat melihat daftar transaksi yang dilakukan sebelumnya. Untuk menutup sesi, tekan tombol warna biru dengan gambar keluar pada bagian kanan atas tampilan tersebut. 11. Setelah menekan tombol keluar, ditampilkan laporan detail sesi. Terdapat data total transaksi, total retur, total uang muka, dan total transaksi lain. Selain itu, terdapat data tanggal check in dan check out, nama pengguna, saldo awal, kas masuk, kas keluar, serta saldo akhir. Untuk keluar, pengguna perlu mengisi ulang total uang kas saat ini. Kemudian pengguna dapat menekan tombol Tutup Sesi untuk menutup sesi POS. 12. Setelah menekan tombol Tutup Sesi, muncul pesan sesi berakhir. Tekan tombol Yes untuk kembali ke menu outlet POS. 13. Sesi POS berakhir dan pengguna kembali ke detail outlet POS.

Bagaimana cara menambahkan beberapa harga jual (multi price) ke sebuah barang/produk?

Sebuah barang yang dijual dapat memiliki beberapa harga jual di YAPOS. Harga jual dapat berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini adalah panduan untuk membuat daftar harga jual dan memberikan harga jual ke sebuah barang. 1. Pertama siapkan barang yang ingin diberikan harga jual. Pada panduan ini akan digunakan produk Bakwan Jagung yang sudah dibuat sebelumnya. Produk Bakwan Jagung belum memiliki harga jual. 2. Selanjutnya buka menu Penjualan. Kemudian buka sub-menu Daftar Harga pada bagian kiri tampilan. Pada halaman akan ditampilkan semua daftar harga jual yang pernah dibuat sebelumnya. Tekan tombol Tambah untuk membuka form pembuatan daftar harga baru. 3. Dalam halaman form Daftar Harga, dapat diisi data nama daftar harga dan kode daftar harga sesuai kebutuhan. Masing-masing daftar harga memiliki versi dengan data masa berlaku daftar harga tersebut. Daftar harga harus memiliki 1 versi yang sedang berlaku untuk digunakan pada product. 4. Jika sudah mengisi data Daftar Harga, tekan tombol Simpan untuk menyimpan Daftar Harga tersebut. 5. Selanjutnya adalah menambahkan daftar harga pada sebuah barang. Di sini akan digunakan barang Bakwan Jagung yang belum memiliki harga jual. Tekan tombol Tambah untuk membuka form pembuatan harga jual. 6. Pada tampilan formulir harga jual, dapat diisi data Product yang akan diberi harga jual, Daftar Harga yang menjadi kelompok harga jual, dan nilai harga jual produk. Jika barang bersifat stockable, maka akan muncul isian tambahan untuk satuan. Beberapa aturan harga juga dapat ditambahkan pada tab bagian bawah. 7. Oleh karena produk Bakwan Jagung belum memiliki harga jual UMUM, maka daftar harga pertama yang kita pilih adalah UMUM. Kemudian isi nominal harga jual produk. Setelah semua data harga jual diisi, tekan tombol Simpan untuk menyimpan harga jual. 8. Tekan tombol +Buat untuk membuka form pembuatan harga jual baru. Kemudian isi data produk dengan produk yang sama, yaitu Bakwan Jagung. Namun kali ini digunakan daftar harga berbeda, yaitu daftar harga SPECIALOCT. 9. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data harga jual kedua untuk produk Bakwan Jagung. 10. Jika kembali ke halaman daftar harga jual dan mencari produk Bakwan Jagung, maka akan muncul 2 data harga jual yang sudah dibuat.

Bagaimana menambahkan stok awal untuk barang baru di Yapos?

1. Pertama pilih menu Persediaan, kemudian pilih sub-menu Barang yang terdapat di sisi kiri tampilan. Tekan tombol Tambah untuk menambahkan barang baru. 2. Isi data untuk barang yang akan ditambahkan. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data barang. 3. Setelah barang tersimpan, maka akan muncul tab baru dengan nama Saldo Awal pada bagian bawah halaman penambahan barang. Tekan tombol Ubah untuk melakukan manajemen saldo awal. 4. Tekan tombol Tambah Saldo Awal untuk membuka form pengisian data saldo awal. Form akan menampilkan sejumlah input data saldo awal, yaitu tanggal, lokasi penyimpanan, satuan barang, kuantitas, dan biaya per barang. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data saldo awal yang sudah dimasukkan. 5. Jika data sudah ditambahkan, maka pengguna dapat menekan tombol Simpan pada tampilan barang untuk menyimpan data saldo awal barang. 6. Data barang berhasil disimpan. 7. Pada tab Informasi Lainnya terdapat tabel yang menampilkan stok barang berdasarkan penyimpanan. Nampak bahwa barang yang baru ditambahkan memiliki stok sebanyak 10 dengan satuan PCS di penyimpanan Utama.